1. 설명의 기술

시작하며: 당신의 인사고과를 바꾸는 설명의 기술

설명을 잘하는 사람이 '입버릇'처럼 사용하는 말이 있다

• 설명을 잘하는 사람들이 공통적으로 사용하는 패턴
  • 미팅에서 자주 '결론부터 말씀드리면', 회의에서는 '지난 회의를 되짚어 보면'이라거나 '여기 이 숫자를 봐 주십시오', '원래' 같은 말을 반드시 사용
  • 고객을 위한 프레젠테이션에서는 '다른 말로 바꿔 말씀드리면'이나 '이유는 3가지입니다'라는 말을 자주 사용
• 설명을 잘하는 사람들은 그저 '이야기가 쉽게 전달되고 설득력을 높이는 표현'을 적재적소에 두었고 그 덕분에 '설명을 잘하는 사람이라는 평가를 받았던 것

설명을 못하던 내가 설명을 잘하는 사람이 되었다

• 설명 패턴을 실천했더니 설명을 잘하게 될 뿐만 아니라 머릿속도 정리되고 사고력도 향상
  • '결론부터 말씀드리면'이라고 말하니까 결론부터 생각하는 버릇이 생기고
  • '이유는 3가지 입니다'라고 말하니까 언제나 '근거는 무엇일까?'를 생각하는 습관이 들었으며
  • '원래'를 입버릇처럼 말하니까 사물의 본질을 파고들기 시작함

설명 하나로 인상.평가.성과가 180도 달라진다

• 두가지 원칙 실천: 설명을 잘하는 사람이 공통적으로 사용하고 있는 설명 패턴 파악 → 일상 업무중에 그것을 사용해 실제로 설명

 

1. 결론 먼저: 결론부터 말씀드리면

• 결론을 먼저 말해야하는 이유는 '가장 짧은 시간에, 오해가 생길 가능성까지 최소화하며 커뮤니케이션이 가능하기 때문'
• '결론부터 말씀드리면'과 같이 결론을 먼저 말하면, 상사가 알고 싶은 '전체 매출은 왜 감소했는가?'에 대한 대답이 단박에 제공됐으니 다음 할일은 보다 생산적인 토의로 이어질 수 있다.

 

2. 예시: 예를 들면

• 세상에서 가장 심플하고 사용하기만 하면 "이야, 이 사람 설명 참 잘하네!"하며 끄덕끄덕하는 고개와 감사의 눈빛을 곧바로 볼 수 있는 그 유명한 네 글자가 바로 '예를 들면'
• 너무 추상적이어서 들을 때는 알 것 같다가도 돌아서면 금세 아리송해지는 그런 이야기를 할 때 꼭 활용해야 한다.
• '예를 들면'을 붙이면 자연스럽게 구체적인 사례 소개로 연결되니 듣는 사람은 "아, 그렇겠구나. 우리도 해 보자" 하고 행동에 옮길 수 있다.

'예를 들면' 뒤에는 '구체적x실제 체험'으로

 

3. 3가지 이유: 이유는 3가지 입니다

• 제안의 설득력을 높이고 싶을 때 사용하면 정말로 강력한 것이 3가지 이유
• 어떤 것을 주장할 때 그 이유를 3가지나 준비한 노력을 했다는 점에서 제안이 받아들여질 가능성이 2.5배나 높아진다.

3가지 이유는 '누락&중복'이 있어도 OK

 

4. 총정리 캐치프레이즈: 한마디로 말하면

• 의도치 않게 길게 말해버린 뒤에 상대방의 머릿속에 강한 인상을 남기고 싶을 때 '한마디로 말하면'이 대활약을 한다.

총정리 캐치프레이즈는 과장되게

 

5. 요컨대 결론: 그러니까

• '여기가 지금까지 했던 이야기의 결론입니다. 총정리 부분이지요'하며 이야기의 포인트를 알기 쉽게 드러내는 표현이 '그러니까'
• '그러니까'를 활용해서 결론 부분이 어디인지 명확하게 나타내면 '역시 이 사람, 정리 한번 끝내주네'가 되는 것이다.

가능한 한 압축하기

• 내용이 중구난방 막 흩어져서 잘 모를 때는 '그러니까 결론이란 거네요'라고 말하기만 하면 일단은 오케이다. 여기에 익숙해지면 그 다음 단계인 '가능한 한 압축하기=결론을 날카롭게 표현하기'에 도전해 보자.

 

6. 알맹이: 구체적으로는

• '구체적으로는'이라는 말을 쓰면 설명이 이해하기 쉬워지는 것은 물론 상대방에게 '어, 이 사람, 알고 보니 능력 있는 사람이었네'라는 인상까지 심어 줄 수 있다.

'뜬구름 잡는 소리를 해버렸네'라고 느낀 후에는 구체화를

 

7. 숫자 매직: 우선 이 숫자를 봐주십시오

• 사람은 숫자에 약한 생명체라서 숫자가 나타나기만 하면 그 진위를 확인하지도 않고 '이 사람은 정말 전문가다'하며 주눅이 든다.

프레젠테이션에도 사용할 수 있다

• 프레젠테이션 중에 가장 임팩트 있을 것 같은, 가장 화제가 될 것 같은 숫자를 골라 한 페이지 전체게 그것만 딱 띄워 보여 주자.
• 숫자를 사용하면 담숨에 집중시킬 수 있어서 상대방을 내 영역으로 깊숙이 끌어들여 놓고 설명하는 것과 같다.
• 설득력이 높아질 뿐 아니라 엔터테인먼트적 요소도 높이는 일거양득 표현이니 여러 상황에서 활용해 보자.

 

8. SDS법: 제일 먼저 개요를, 그 다음에 세부 사항을 설명한다

• 개요(Summary)를 말한 다음, 상세(Detail)를 설명하고 마지막에는 다시 요점(Summary)으로 돌아간다의 알파벳 첫글자를 따서 SDS법이라 불리는 개요 → 상세법이다.

새로운 개념, 어려운 토픽은 반드시 'SDS법'으로

• SDS법은 한번에 이해하기 어려운 개념이나 지금까지는 없었던 새로운 토픽에 관해 이야기 할 때 엄청난 효과를 발휘한다.

 

9. Why 배경: 왜 그런가 하면

• 사람은 어쨌든 간에 '이유'를 찾는 존재다. 말하는 사람 입장에서 '이런 건 정말 당연한데 꼭 이유를 말해야 할까?'라는 생각이 들지라도 듣는 사람은 '배경과 이유 설명이 충분하지 않으면 판단을 내리기 어려워'라고 생각할 수 있다.
• 상대방이 의아한 듯한 표정을 지으면 곧바로 '왜 그런가 하면'이라는 'Why 배경'을 사용

자기 자신과의 대화에 사용하면 '생각 깊은 사람'이 될 수 있다

 

10. 사실&의견: 사실과 의견을 나눠서 말씀드리면

• 이야기가 중구난방이 되는 이유의 80% 이상이 사실과 의견을 혼동하기 때문이다. 지금 말하고 있는 게 누구에게나 명백한 '사실'인가 아니면 '나는 이렇게 생각한다'라는 '의견'인가. 이게 뒤섞여 버리면 시간을 아무리 들여도 논의는 끝나지 않는다.

'사실'로 신뢰 획득, 그런 다음에 '의견 투척

• 사실과 의견을 나눠서 말씀드리고 싶습니다. 먼저 사실부터 말씀드리면, ... 이에 대해 의견을 말씀드리면, ...

 

11. 간단한 개요: 간단히 말하자면

• 세세한 부분은 일단 제쳐 두고 '전체적으로 이런 겁니다'라는 메시지를 상대방에게 주기 위한 표현이 '간단히 말하자면'이다.
• 전달해야 할 정보량이 많을 때, 큰 틀인 개요만 먼저 드러내서 전하고자 하는 바를 명확히 하고 신뢰성도 획득하는 방법

'간단히'지만 가장 중요한 포인트를 건드린다

• 여기서 중요한 점은 '상대방이 중요하게 여길 만한 포인트를 확실하게 공략할 것'

 

12. 직설 화법: 솔직히 말씀드리면

• 직설 화법은 이런저런 것들에 신경 쓰는 통에 이야기가 뱅글뱅글 맴돌 때 툭 던지면 모든 군더더기는 단숨에 사라지고 다시 거침없고 본질적인 논의에 집중하게 하는 마법의 수식어

분위기를 살피고 또 살핀 뒤에 솔직히 말한다

 

13. 쿠션 마무리: ~라고 저는 생각하는데, 어떠십니까?

• 다소 직설적인 의견 표명을 하고 난 뒤, '이건 어디까지나 저의 의견에 불과합니다. 당신의 의견도 듣고 싶군요'하며 쿠션 마무리로 끝내면 설득력도 커지면서 호감도까지 상승하게 된다.

마음 약한 사람보다 평소 직설적인 사람에게 유용

 

14. 본질로 돌아가서: 원래

• 원래 = 본질로 돌아가기: 대화를 나누다 보면 표면상으로는 활발하게 의견 교환이 되는 것 같지만 뭔지 모르게 헛도는 것 같을 때, '원래'를 사용하면 사물의 본질을 확인 가능

'빙글빙글 자문자답 모드'가 됐을 때도 추천

• 원래 이것이 정말로 고민해야 할 포인트일까?, 원래 내가 이 사업을 통해 실현하고 싶었던 게 뭐였지? 하며 본질로 돌아가 생각하다 보면 어느새 고민에서 벗어나 있다.

 

15. 단순화: 이해하기 쉽게 말하자면

• 상대방과 자신이 가진 정보에 차이가 있으므로 언제나 확인하고 조정해 나가는 습관이 필요
  • 상대방과 이해도를 조정하는 데 큰 역하을 하는 것이 '단순화' 패턴이다.

'단순화'와 '구체 사례'는 한 세트

• 단순화는 듣는 사람의 흥미와 관심을 단번에 내 쪽으로 끌어당길 수 있는 강력한 표현이지만 정확성은 부족해질 수밖에 없다는 한계가 존재, 이 부분을 보충하기 위해 '구체 사례 제시'를 한 세트처럼 사용

 

16. 환언: 바꿔 말하면

부정적인 표현을 단번에 확 바꾸고 싶을 때도 발군의 효과

• 환언에는 '이해하기 쉽게 돕기'뿐 아니라 '부정적인 것을 긍정적으로 변환'하는 효과도 있다.

 

17. 이전 회의 간단 소환: 지난번을 되짚어 보면

• 지난번 내용을 한번에 돌아볼 수 있으면 회의에 참석한 사람들은 안심한다.
• 구두로만 할 게 아니라 자료로 정리해서 회의 전에 참가자들에게 배포, 회의 후에는 간단하게 자료로 정리하는 습관을 들이면 유용하다.

 

18. 현재 상태 클리어링: 우선 현재 상황을 정리해 보면

• 참가자 모두가 말하고 싶은 포인트가 어긋나 있는 경우, '우선 현재 상황을 정리해봅시다'라며 무리하지 않고도 '문제 해결 프로세스'인 '현재 상황 정리 → 문제점 파고들기 → 해결책 제안'의 흐름으로 유도

모두가 납득할 수 있는 객관적 정보를 중심으로

• 구체적이고 객관적인 정보를 바탕으로 '우선 현재 상황을 정리하자면'을 활용해 어수선한 위기 돌파

 

19. 테마+구체화: 오늘의 테마는 ㅇㅇ이고, 생각해 주실 것은 ㅁ와 △, 2가지 입니다

• 생각해야 할 범위가 말도 안 되게 넓거나 용어의 정의가 애매해서 의논이 하염없이 계속될 것 같은데도 계속 의논을 해야할 때 사용

테마도 생각하고 2가지도 철저하게 '구체적'으로 

• 추상적인 테마로 진행해야할 때, '테마+구체화' 대활약

 

20. 양면 내보이기: 크게 나눠서 2가지 측면이 있습니다

• 내 생각을 가감 없이 대답하면 되지 않을까싶다가도 문득 그렇게 했다가는 모난 돌이 정 맞는다고 오해를 살 것 같은 질문에 대답할 때, 다른 사람을 불필요하게 자극하지 않고 대답하는 표현이 '양면 내보이기'

굳이 '한쪽 입장에 서지 않는다'

• '양면 내보이기'는 대답하기 곤란한 질문을 받았을 떄 스마트하면서도 타인을 자극하지 않으며 대답한다는 목적을 위해 사용

 

21. 5가지 항목 설정: 이번에 말씀드릴 것은 모두 5가지입니다

• 조금 긴 이야기를 해야 할 때는 처음부터 5가지 항목으로 시작하면 이야기가 산으로 가지 않고 이해하기도 쉬운 설명을 할 수 있다.

적게 하는 것은 OK, 많이 하는 것은 NG

 

22. 일점 격파: 오늘은 ㅇㅇ에 대해서만 말씀드리겠습니다

• 짧은 미팅에서 자신이 전하고 싶은 말을 명확하게 전달하기 위한 표현으로 쓸 수 있는 것이 '일점 격파'
• '오늘은 ㅇㅇ에 대해서만 말씀드리겠습니다'로 시작하면 논의의 포커스가 그쪽으로 정해진다.

30분 이상 걸리는 미팅에서는 피하는 게 낫다

 

23. 약점 폭로: ㅇㅇ이라는 약점이 있지만 개선이 가능합니다

• 어떤 일에든 어떤 사람에게든 좋은 면도 있고 그렇지 않은 면도 있으며 강점이 상황에 따라서는 치명적인 약점이 되기도 한다.

보통은 감추려 하는 것을 공개한 덕에 신뢰도 향상으로 이어진다

• 솔직하게 '이 부분이 약점이다', '이렇게 보완할 수 있다'라고 말하면 신뢰도는 떨어지기는커녕 되레 오른다.

 

24. 차이 좁히기: 이 차이를 좁히기 위해서

• '대답이 존재하는 질문'은 현재 상황과 목표 간의 거리를 명확히 한 후 그 차이를 메우기 위한 행동을 우직하게 반복하다 보면 어느새 골인 지점을 바로 눈앞에서 볼 수 있게 된다.

지향해야 할 목표가 명확하고 구체적일 때만 사용하자

 

25. 이른 거절: 시작하기에 앞서, 미리 양해를 구합니다

• 선입견을 배제하고 강연의 요점 파악과 매력 포인트 이해에 초점을 맞추도록 유도해서 트레이닝 효과를 극대화할 수 있다.

 

26. 과장: 극단적으로 생각하면

• 극단적인 질문을 듣는 사람은 본질을 생각하게 된다. 극단적인 표현이나 가정을 통해 본질을 드러내는 것이 '과장=극단적인 질문'의 효과

'사물 혹은 돈의 대소', '기간의 장단'을 극단적으로 배치한다

• 눈앞의 것들만으로는 보이지 않는 본질을 밝히기 위해 활용

 

27. 역전사고: 일부러 반대로 생각해 봅시다

• '일부러 반대로 생각해보기'를 하면 단순하게 직설적으로 '해야만 한다'라는 말보다 '확실히 그렇겠다, 그렇다면 좀 깊이 생각해 봐야겠구나'라는 생각이 들게 된다.

'당연한 것'을 전달해야 할 때 최적

 

28. 축구장 계산법: 이것은 ㅁㅁ의 ㅇ개 크기입니다

• 확실히 미팅 중에 이런저런 숫자를 넣어 이해하기 쉽게 만든 프레젠테이션이나 숫자를 잘 다루는 사람을 보면 엄청나게 멋져 보인다.
• 축구장 계산법: 너무 큰 숫자나 너무 작은 숫자를 들었을 때 듣는 사람이 가늠하기 쉽도록 어떤 것에 빗대어 이해를 돕는 계산법

 

29. 패턴 추출: 성공 패턴은 ㅇㅇ, 실패 패턴은 ㅁㅁ입니다

• 성공·실패 케이스를 수집한 후 '반드시 하는 게 좋은 것'과 '반드시 피해야 할 것'을 추출해 적용
• 비즈니스에서 완전히 새로운 것을 시작하는 일은 거의 없어서 '동일한 사업을 다른 지역에서 실시한다'거나 '경쟁사와 같은 영역에 참가한다' 같은 경우가 많다.
  1. 성공 사례, 실패 사례를 모은다
  2. 거기에서 성공 패턴, 실패 패턴을 추출한다.
  3. 2를 기반으로 '해야 할 것'과 '하면 안 되는 것'을 명확히 한다.

 

30. 호가호위: 전문가도 이렇게 말합니다

• 전문가의 의견이 갖는 의미는 크다. 이것을 의식적으로 활용하는 패턴이 '호가호위(남의 권세를 빌려 위세를 부림)'이고, 표현이 '전문가도 그렇게 말하고 있습니다'이다. 

30분 리서치로 전문가의 소리를 모은다

• 자신이 통과시키고 싶은 내용과 같은 방향으로 의견을 말하고 있는 전문가의 목소리를 모아 '이 의견에 관해서는 T대학의 A교수도 이렇게 말하고 있습니다'라고 하면 설득력이 폭발적으로 상승

 

31. 정량&정성: 정량적으로는~, 정성적으로는~

• 돈과 숫자로 다 드러낼 수 없는 '몽글몽글한 그 무엇'이 중요시될 때도 있다.
• '정량&정성'은 회의 참석자 모두 나름의 개별 아이디어가 있어서 결정이 어려운 경우에 특히 효과를 발휘한다.

 

32. 힌트 주기: 이것으로부터 알 수 있는 것은

• 횡설수설 말하는 사태를 피하면서 듣는 사람의 감탄을 불러일으키는 표현이 '힌트 주기'
• 데이터나 사례 등을 설명한 뒤에 '이를 통해서 말씀드릴 수 있는 것은'이라는, 익숙한 표현을 붙이면서 여기에 어떤 가치가 있는지 명확히 밝히는 것, 논의를 더욱 진화·심화시키는 효과까지 끌어내는 강력한 표현이다.

힌트는 정답보다도 재미 중심으로

 

33. 가성비 따지기: 가성비만 놓고 봤을 때

• 브레인스토밍 회의에서 이런저런 아이디어가 나온 후 모두가 고민하고 있을 때 '가성비로 생각해 보면 어떨까?'라고 제안할 수 있으면 정말로 스마트한 사람으로 여겨진다.

특히 잘 맞는 것은 '정량화'가 가능한 케이스

 

34. 수량 비교: A안을 1이라 하면, B안은 조금 적게 어림잡더라도 ㅇㅇ이상입니다

수량화는 그래프와 궁합이 좋다

 

35. 상대방 빙의: 상대방 입장에서 생각하면

• 비즈니스는 '타인을 기쁘게 해서 대가를 얻는 활동'이므로 '상대방 입장에서 생각한다면'은 필수 사고방식

'빙의=상대방의 눈으로 세상을 본다'는 온도감

 

36. 행동화 유도: 반드시 해야 하는 것을 하나만 들라면

• 어떤 것에 대해 설명할 때 '그저 상대방이 이해할 수 있으면 OK다'하는 경우는 전체의 20%도 되지 않는다. 나머지 80% 이상은 상대방이 '어떤 생동을 하도록 만드는 것'이 목적이다.
• 정말로 중요한 것 딱 하나에 집중하는 '반드시 해야 하는 것을 하나만 들라면'으로 하나의 행동에 집중하게 한다.

 

37. 극단 상정: 최선의 경우는~, 최악의 경우는~

• 사람은 원래 '변화의 폭을 알면 안심'하는 습성을 갖고 있다. '극단 상정' 표현인 '최선의 경우는 이렇게 되고, 최악의 경우는 이렇게 됩니다'로 변화의 폭을 제공하면 듣는 사람은 '아, 그럼 최악이라고 이 정도이고 잘되면 이런 수준이 되겠구나'라며 진행 사인을 내리게 된다.

 

38. 100% 동의: 바로 그 말씀대로입니다

• 설명이 안통하게 하는 표현 → 부정 표현: '아니, 그건 이것과 달라서', '그렇지만', '그야 그럴 수도 있지만' 등
• 이러한 표현을 쓰면 상대방은 '반대하는데 내가 이 사람 의견에 굳이 찬성할 필요가 있으려나?'하고 무의식적으로 반응한다.

듣는 사람의 코멘트에 맞춰서 전심전력 '100% 동의'

• 상대방이 '저는 이렇게 생각하는데 어떠십니까?'라고 질문할때는 '100% 동의'인 '바로 그 말씀대로입니다'라고 하며 진심으로 동의하자.
• 정정하고 싶을 때도 '100% 동의'를 한 후에 '추가로 보충하자면'하고 덧붙이면 전달하는 내용은 같을지라도 상대방에게 주는 인상은 완전히 달라진다.

 

39. 살짝 코멘트: 이에 관련해 잠시 보충하겠습니다

견고하면서도 겸손하게

• 메인 스피커의 내용을 긍정하는 동시에 듣는 사람이 정말로 알고 싶어 했던 포인트를 밝혀, 결과적으로 양쪽으로부터 신뢰를 얻는다.

 

40. 의도 요약: 질문의 뜻을 ㅇㅇ으로 봐도 되겠습니까?

• 질문자의 마음을 상하게 하지 않으면서 시원시원한 대답처럼 느껴지게 하는 표현이 '의도 요약'인 '질문의 뜻을 ㅇㅇ으로 봐도 되겠습니까?'이다.
• 질문자의 발언 배경 및 목적을 간결하게 정리하고 자신도 대답하기 쉬운 형태로 재편집할 수 있기 떄문에 질의응답 때는 필수라고 해도 과언이 아니다.

듣는 힘을 향상시키는 훈련도 된다

• 상대의 시선이 어디를 향하고 있는지 확실하게 알 수 있고 듣는 힘을 키우는 훈련도 된다.